Les 3 âges des archives
Le Learning Center est le service référent des archives de MBS, il a pour mission de gérer les processus de versement, de conservation, de destruction des archives physiques de MBS en collaboration avec les services internes. Cela fait partie des domaines d’expertise de l’équipe.
Tous les services de MBS ont potentiellement des demandes de documents à archiver, ou à consulter, lors de leurs activités. Au-delà des idées toute faites, les archives ce n’est pas uniquement du stockage !
Les archives ont en réalité trois âges, qui détaillés ci-dessous peuvent permettre de mieux comprendre leur cycle de vie (car oui, les archives sont des éléments vivants !) ?
- Archives courantes : Ce sont les documents produits ou reçus qui sont dans votre environnement immédiat, ils sont essentiels à votre travail régulier. En résumé, vous les trouvez derrière vous, dans les armoires, les casiers…
- Archives intermédiaires : Ce sont les documents que vous consultez occasionnellement, ils sont conservés soit en vertu de prescriptions légales, soit comme objets de référence. Et c’est souvent là où le Learning Center opère, car ces documents constituent la grande partie que nous trouvons dans notre grande salle d’archives située au sous-sol de l’école. (Dossiers scolaires, copies d’examens, documents de gestion administrative…)
- Archives définitives : Ce sont les documents à conserver indéfiniment pour leur intérêt administratif, juridique ou historique. C’est le rôle des Archives Départementales d’en assurer gestion et conservation (en l’occurrence Pierres Vives pour nous), afin de garantir, entre autres, la mémoire des époques (échantillons de copies et de sujets d’examens, photos anciennes, dossiers historiques, plans…)
Sur tout son cycle de vie, la gestion des archives permet de pouvoir disposer des informations utiles facilement et rapidement, de permettre de justifier droits et obligations et enfin de garantir l’aspect patrimonial.
Bien vivantes, les archives permettent depuis des siècles, à l’humanité de sauvegarder sa mémoire.
Janvier 2023
